Politique de confidentialité

Qui traite vos données

CoproOS aide un conseil syndical de copropriété à suivre ses dossiers avec le syndic et les prestataires. Pour toute question sur vos données : contact@coproos.fr.

• Données de votre compte (adresse email, mot de passe chiffré, copropriété choisie, acceptation des conditions) : CoproOS en est responsable.
• Contenu des dossiers (emails échangés, pièces jointes, contacts du syndic et des prestataires, décisions) : le conseil syndical décide de ce qu’il y dépose et en reste responsable. CoproOS les traite pour son compte, comme prestataire, dans les conditions de l’article 28 du RGPD reprises dans les conditions d’utilisation.

Pourquoi et sur quelle base

• Fournir le service : créer le compte, tenir les dossiers, recevoir et envoyer les emails du dossier. Base : exécution des conditions d’utilisation que vous acceptez.
• Sécuriser et maintenir le service : journaux techniques, détection des erreurs, sauvegardes. Base : intérêt légitime à assurer un service fiable et sûr.
• Améliorer le service pendant la phase pilote : comprendre les besoins et les difficultés des premiers utilisateurs. Base : intérêt légitime.
• Répondre à vos messages envoyés à contact@coproos.fr. Base : intérêt légitime.
• Répondre aux demandes d’accès laissées sur le site : l’adresse saisie nous est transmise par email et sert uniquement à vous répondre. Base : intérêt légitime.

Aucune donnée n’est vendue ni utilisée à des fins publicitaires. Aucune intelligence artificielle externe n’analyse le contenu des dossiers à ce jour.

Mesure pendant la phase pilote

À l’inscription, nous gardons vos réponses à six questions sur votre rôle, vos besoins et votre façon de suivre les échanges avec le syndic. À la fin du pilote, nous vous proposons une fois un court questionnaire sur ce que CoproOS vous a apporté et sur vos difficultés.

Un journal d’usage note, pour chaque compte et chaque jour, si vous avez ouvert l’application, un dossier, l’écran « Nouveau dossier » ou exporté un dossier. Pour l’ouverture et l’export, il garde aussi le dossier concerné. Il ne suit ni vos clics ni les autres pages consultées. Ces mesures sont internes à CoproOS, sans cookie de mesure ni outil de suivi tiers. Les réponses et le journal sont conservés 13 mois.

Nouveaux emails dans vos dossiers

CoproOS garde la date de votre dernière ouverture de chaque dossier pour indiquer les nouveaux emails depuis votre visite. Un email de notification peut aussi être envoyé à l’adresse de votre compte lorsque vous n’êtes ni l’auteur ni un destinataire visible du nouvel email. Il indique l’expéditeur, l’objet et un lien vers le dossier, sans reprendre le texte du message.

Prestataires qui traitent les données

• OVH (France) : hébergement de l’application et des sauvegardes chiffrées.
• Supabase (Union européenne, Allemagne) : base de données, comptes et fichiers.
• Resend (envoi depuis l’Irlande, stockage aux États-Unis) : envoi et réception des emails des dossiers, des notifications et du contact.
• Sentry (Union européenne) : erreurs techniques reliées à l’identifiant de votre compte, sans adresse email ni contenu de dossier.
• Google : suggestion d’adresse lors de la recherche d’une copropriété ; seule l’adresse saisie lui est transmise.

Lorsqu’un prestataire traite des données hors de l’Union européenne, le transfert est encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne ou par une décision d’adéquation.

Durées de conservation

• Compte et dossiers : tant que le compte existe ; supprimés sur demande.
• Réponses et journal de mesure du pilote : 13 mois.
• Sauvegardes : 14 jours glissants, chiffrées ; une donnée supprimée en disparaît au plus tard 14 jours après.
• Erreurs techniques (Sentry) : au plus 90 jours.
• Journaux techniques du serveur : au plus 12 mois.

Cookies

CoproOS n’utilise que les cookies nécessaires à la connexion à votre compte, et garde votre choix de thème d’affichage dans votre navigateur. Aucun cookie de mesure d’audience ou de publicité : aucun consentement n’est donc demandé.

Vos droits

Vous pouvez demander l’accès à vos données, leur rectification, leur effacement, leur export, la limitation de leur traitement ou vous y opposer, en écrivant à contact@coproos.fr. Une réponse vous est apportée sous un mois. Pour les données d’un dossier dont vous n’êtes pas l’auteur, adressez-vous au conseil syndical concerné ; CoproOS l’aidera à répondre.

Vous pouvez aussi saisir la CNIL : www.cnil.fr.

Sécurité

Les échanges sont chiffrés (HTTPS), les accès sont limités à chaque compte, les mots de passe sont stockés sous forme chiffrée et les sauvegardes ne sont lisibles qu’avec une clé détenue hors du serveur.